Offre d'emploi

ASSISTANT DE DIRECTION BILINGUE
2019-09-12
Ville : Abidjan
Type de contrat : CDI
Poste :

Missions et Activités

Apporter un support à la Direction pour les travaux de saisie, de classement du  courrier et de gestion de l’agenda ;

Réaliser des activités particulières à la demande de la hiérarchie (organisation de réunions  ou/et de missions) qui devront être menées selon les instructions afin d’atteindre les objectifs fixés en termes de standard de qualité et d’échéances.

Activités de Secrétariat

Recevoir et assurer la diffusion des courriers « arrivés » : Correspondances, Factures ;

Recevoir et répondre aux appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission ;

Effectuer la rédaction des courriers à la signature de la Direction ou rédiger des notes à partir de consignes orales ou manuscrites ;

Accueillir et installer les visiteurs de la Direction ;

Assurer l’accueil téléphonique et physique en anglais et en français ;

Transmettre aux différents Services les instructions de la Direction ; 

Assurer la tenue, le classement et l’archivage des dossiers et de la documentation électronique et physique de la  Direction ;

Gérer la collation et s’assurer de sa disponibilité.

Activités d’Assistante

Tenir l’agenda de la Co-Gérante, prendre ses rendez-vous, gérer son planning ;

Organiser les déplacements professionnels de la Direction en prenant en charge toute l’organisation matérielle (réservations, achat des billets de transport, location de voiture, préparation de documents…) ;

Organiser certaines réunions de travail : inviter les personnes concernées, s’assurer de la préparation de la salle,… Eventuellement, assister à la réunion et rédiger les comptes rendus ;

Préparer certains dossiers après avoir  reçu les indications nécessaires de la Direction ;

Traduire les documents du français en anglais et vice-versa ;

Prendre en charge, de manière autonome, des missions particulières à la demande de la Direction ; 

Coordonner la transmission de l’information, organiser et contrôler le travail des collaborateurs directs de la Direction ;

Se tenir informée des évolutions dans le domaine de la communication orale, visuelle et plus généralement des nouvelles techniques nécessaires à l’évolution de sa fonction ;

 Assurer l'interface avec des interlocuteurs tant internes, qu’externes y compris à l’étranger.

Profil : BTS Assistanat de direction / DUT Assistant de Direction ou diplôme équivalent
Experiences : 03 ans au moins

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